근로기준법에서 정하고 있는 직원명단과 명부 작성 및 관리방법

근로기준법에서 정하고 있는 직원명단과 명부 작성 및 관리방법

 

직원을 채용하고 보니 서류를 챙겨야 하는 부분이 참 많다. 물론 난 예전부터 챙겨 오고는 있었으나, 다른 분들은 어찌하고 있을까? 처음 직원을 채용하였을 때 어떤 걸 신고하고 어떤 서류를 챙겨둬야 하는지 아직 모르고 있는 사업체가 종종 있다.

그럴 일이야 없어야겠지만, 행여 근로복지공단이나, 고용노동부에 민원이 들어간다면, 눈앞이 깜깜해진다.

따라서, 미리미리 알아보고 잘 준비해 두자. 그런 의미로 오늘은 직원명단과 직원명부에 대해 알아보자.

 

근로기준법에서는 사업자가 직원을 선발하여 근무를 시키는 경우에 근로자의 명단과 법에서 정한 사항이 기록된 직원명부를 작성하여 보관토록 정하고 있다.

직원명단과 명부를 작성해야 하는 대상은?

 - 직원이 1명이라도 있는 모든 사업자가 대상이다.

 

직원명단과 명부를 작성하지 않았을 경우에 불이익은?

 - 직원 명부를 작성하지 않았을 시 최대 500만원의 과태료가 부과된다.

 - 또한, 해당 직원에 대한 명부는 직원퇴사일로부터 3년간 보존해야 한다.

 

직원명단과 명부 작성 요령은?

 - 직원명단은 말 그대로 직원의 이름과 주소, 주민번호 등 직원을 식별할 수 있도록 해둔 리스트다.

 - 직원명부는 한명한명 개개인 별로 작성해야 하며, 필수 기재사항이 존재한다.

 - 필수기재사항 : 성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 수행하는 업무, 입사일, 퇴사일과 사유, 그 외 필요한 사항

 - 서식은 [근로기준법 별지 16호서식]을 준수하라고 배포되고 있으나, 위 필수 기재사항이 입력되어 있다면, 서식은 자유롭게 만들거나, 선택할 수 있다.

자 위의 내용들은 전부 숙지하였다는 가정하에 명부작성 방법과 관리하는 방법을 알아보자.

(엑셀 서식으로 작성되었으며, 현재 내가 만들어서 쓰고 있는 직원명부이다. 직원의 내용은 전부 각색하고 첨부해 둔다.)

1. 직원명부

 - 사원번호 : 입사 연도 + 입사순(예, 2021년 , 1번째 입사 → 21-001)

 - 인적정보 : 입사 시 제출한 이력서 바탕으로 작성

 - 이력사항 : 최종학력과 총경력연도(최종근무처만 기재) 

 - 복지혜택 : 생일 + 결혼기념일(기념일에 복지혜택으로 케이크 선물을 위해 작성, 없어도 무방, 말 그대로 복지 차원)

 - 금융기관 : 은행명 + 계좌번호. 이는 급여이체 시 사용하기 위해 기록

 - 근로계약 : 매년 직원 한명 한명과 1년짜리 근로 계약서를 작성. 근로계약서를 바탕으로 작성

 - 기타 : 이는 직원에 대한 애정임(몸은 건강한지?. 금전 때문에 고통받지는 않은지? 등 내 개인적인 관심사를 기록해 두고 해결되면 지우고 하는 자리임), 다른 분들은 다른 용도로 활용하셔도 무방함.

2. 직원명단

 - sheet별로 직원 이름 부여하여 자동작성되게끔 만듦

 - 지금 직원의 숫자보다 많다면, 하단에는 수식을 걸어야 함.(나의 경우는 직원이 3명밖에 없음)

 - 직원의 이름을 선택하면, 링크를 걸어두었기에 해당 직원명부로 전환됨.

직원명단&명부.xlsx

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별거 없는 내용이지만, 근로기준법에서 정하고 있는 사항을 준수하면서 내게 맞게 일부 변형하는 방법으로 작성하고 있다.

아직 직원이 10명 이내라면, 나와 같은 방식으로 직원명단과 명부를 만들어서 활용하자.