재직증명서 양식 및 경력증명서 양식 엑셀로 자동 발행하는 방법

재직증명서 엑셀 자동 양식은 아직 인사프로그램을 도입하지 않은 소규모 사업장에서 사용하고 있다.

하지만, 사업장마다 양식이 약간씩 다르고 또한, 직원의 정보 관리를 제대로 하지 않아 작성하는데 약간의 불편함이 있다.

아래에서는 재직증명서 엑셀 양식을 사용하는 방법에 대하여 알아보자.

 

 

재직증명서 및 경력증명서의 개요

 - 재직증명서는 '근로자가 해당 사업장에 근무하고 있다는 것을 증명하는 서류'로써 근로자의 상황을 증명하는 공식문서이다.

 - 경력증명서는 '근로자가 해당 사업장에서 근무한 기간과 업무에 대해 증명하는 서류'로써 근로자의 지난 경력을 증명하는 공식문서이다.

일반적으로 아래의 내용을 포함한다.

• 근로자 정보 :근로자의 성명, 주민등록번호, 주소 등 개인 정보가 포함된다.
• 근로 기간 :  해당 사업장에서 근무를 시작일부터 현재까지의 근무기간을 명시한다.
• 근무 형태 : 정규직, 계약직, 파견직 등 근무 형태를 명시한다.
• 직급 : 근로자의 직급 명시한다.
• 기타 : 근로자의 업무 내용 및 특이사항 등이 필요한 경우 상세히 명시한다.

- 재직증명서와 경력증명서는 보통 사업장의 인사팀에서 발급하며, 발급 요청은 근로자 본인이나, 근로자가 지정한 대리인이 신청한다.

- 근로자는 발급받은 재직증명서와 경력증명서의 내용을 반드시 확인하고 위조나 변조가 없는지 확인 후 타인이 볼 수 없도록 안전하게 보관하여야 한다.

재직증명서 및 경력증명서를 제출을 요구하는 곳

재직증명서는 다양한 상황에서 필요한 중요 문서로써, 주로 다음과 같은 곳에서 제출을 요구할 수 있다.

• 주택 구입 시 : 주택 구입을 위해 대출기관에 대출을 신청 시에 대출심사를 위해 재직증명서를 요구
• 금융 거래 시 : 은행, 증권사 등 금융기관에서 대출 심사나 투자 등의 업무를 처리할 때 재직증명서 요구
• 취업 시 : 취업이나, 이직 등 직장을 옮길 경우 지원자의 경력을 확이하기 위해 채용과정에서 재직증명서를 요구

재직증명서 & 경력증명서 양식 자동 사용법

직원명부 엑셀로 만들기

• 엑셀 sheet의 첫 번째 직원의 양식은 변경하지 않고 이름만을 수정한다.
• 엑셀 하단에 직원명을 복사하여 복사본을 하나 새로 만든다
• 복사한 sheet를 신규 입사자의 내용으로 입력하고 복사한 sheet명을 직원명으로 변경한다.

• 직원명부는 제출된 이력서와 근로계약서를 바탕으로 세부적으로 작성하는 것이 바람직하다.

직원명단 엑셀로 만들기

• 순번 1번의 내용은 변경하지 않는다.
• 순번 1번의 내용을 복사하여 2번에 붙여 넣기 후 순번 2번 라인을 라인을 선택 후  [Ctrl + F]를 눌러 복사한 줄의 직원명을 신규입사자의 직원명으로 입력 후[모두 바꾸기]를 선택하면 아래 그림과 같이 일괄 변경된다.
• 하이펄링크도 변경이 되기 때문에 이 한번의 작업으로 직원명단은 자동완성된다.

 

재직증명서 & 경력증명서 발급 방법

필수입력 할 사항 2가지 

 - 이름

 - 발급용도 선택

• 인적사항란의 성명(발급하고자 하는 직원명)을 입력하면 서식을 통해 자동으로 재직증명서가 발급된다.
• 발급용도 입력란을 선택 후 우측 하단의 마우스를 클릭하여 4가지의 용도 중 1가지를 선택한다.
• 정보는 직원명단의 내용을 가지고 오게 됨으로 직원명단의 서식이 깨지는 일이 없도록 하는 조심 해야 한다.
• 만약, 수정할 사항이 있다면, 직원명부에서 수정을 하면 직원명단이 자동수정되고 재직증명서 및 경력증명서도 자동으로 수정된다.
• 경력증명서 역시 발급이 발급이 자동으로 된다.
• 하단에 발급부서 담당자 성명과 연락처는 기재하여도 되고 안 하여도 된다.
• 최하단에는 회사명과 대표자의 이름을 최초에 넣어두면 이후 변경하지 않아도 된다.

 

 

필요 하신분들을 위해 아래에 자료를 첨부하여 둔다

 

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직원명단&명부&재직증명서&경력증명서.xlsx

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